Le kbis est le document légal qui prouve l’existence d’une société et justifie ses activités. C’est un document administratif indispensable à l’exercice commercial d’une activité. Sont donc concernées par ce document les personnes et entités physiques ou morales pratiquant une activité à but commercial. A quoi sert-il et comment se le procurer ?
Le kbis qu’est ce que c’est ?
Faire une demande kbis revient à inscrire sa société au Registre de Commerce des Sociétés. En effet, l’exercice d’une activité commerciale est soumis à un enregistrement au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). La déclaration de cette activité au RCS donne lieu à l’obtention du kbis qui n’est qu’un extrait du RCS. Le kbis est donc un document signé par un greffier et qui homologue l’existence d’une entreprise. Il renseigne également sur l’identité de l’individu enregistré, l’authenticité de l’activité pratiquée et la finalité d’une probable action enclenchée contre elle.
Pourquoi faire une demande kbis
Demander un kbis est nécessaire pour l’ouverture d’un compte bancaire au nom de l’entreprise et l’usage des fonds qui y ont été déposés, pour soumettre des propositions en réponse à un appel d’offres public. Il est également réclamé lors de la réalisation de démarches administratives et de l’acquisition d’articles professionnels. Le kbis est également essentiel pour l’émission et l’usage de documents réglementaires comme les factures à l’intention des partenaires commerciaux. C’est un document officiel qui n’a pas de durée limite de validité. Cependant, il est conseillé qu’il soit daté de moins de trois mois et mis à jour avant toute formalité administrative importante.
Que contient le kbis ?
Considéré comme la pièce d’identité de la société, le kbis affiche l’ensemble des informations importantes liées à la création et à l’administration de l’entreprise. Il s’agit de : la date d’immatriculation et le nom du greffe, la date de signature de l’extrait par le greffier, le code APE, les numéros SIREN et SIRET, les adresses du siège social de l’entreprise et des différentes annexes, la valeur du capital social et la durée de vie de l’entreprise et son statut juridique, le sigle et l’enseigne, le site web et le nom de domaine, le type d’activité exercé ainsi que les noms, dates de naissance et adresses des principaux représentants, les décisions issues des probables procédures déclenchées à son égard.
Où faire la demande kbis ?
La demande du kbis s’effectue juste après la création de l’entreprise et son enregistrement au RCS. Elle peut se faire par le chef d’entreprise qui se rapproche du greffe du tribunal de commerce dont relève l’entreprise. Les entreprises situées en Moselle, en Guyane et en Alsace sont tenues de se rendre à la Chambre de Commerce du Tribunal d’instance ou de grande instance. Toute autre personne désirant avoir des informations sur l’entreprise peut également demander l’extrait kbis. Pour ce faire, il faut s’adresser au greffe concerné, muni du numéro Siren ou du nom de la société.
Comment demander l’extrait kbis ?
Deux options sont proposées aux demandeurs d’extraits kbis. La première option consiste à se rendre sur le site internet du greffe www.infogreffe.fr et remplir les champs indiqués. Cette démarche rapide et pratique permet de recevoir une copie de l’extrait, accessible durant 5 jours sur le site, mais sans valeur légale. La deuxième option consiste à se déplacer vers le Greffe du Tribunal pour accomplir les formalités de demande. Cette procédure est plus longue mais permet la délivrance d’un extrait kbis authentique, dûment signé par le greffier. Des sites spécialisés dans la publication de contenu juridique ou lié à l’entrepreneuriat proposent également d’aider à l’obtention du kbis moyennant quelques euros.
Est-il possible de modifier son relevé kbis ?
Le kbis est le document qui reflète la vie de l’entreprise. A ce titre, les informations qu’il regroupe doivent être en tous points conformes à la réalité. Il est donc recommandé de porter sur le kbis toutes les modifications liées à la vie de l’entreprise. Ces modifications peuvent, entre autres, avoir trait à : un allègement ou une augmentation du capital social, un changement de siège social ou de dirigeant, une fermeture d’annexes ou la prolongation de la durée de vie. Il faut se rapprocher d’abord du RCS pour la prise en compte de ces modifications. Ensuite, en fonction du statut juridique de l’entreprise, les formalités à accomplir seront signifiées car les démarches diffèrent selon qu’il s’agisse par exemple d’une Société Anonyme (SA) ou d’une Société en Nom Collectif (SNC)
Quels sont les délais et coût de l’extrait du kbis ?
Dès immatriculation de l’entreprise au RCS, il convient de demander un kbis. Un délai de trois à huit jours est nécessaire pour l’obtention de l’extrait en trois exemplaires, à compter de la date de dépôt de la demande. Il est cependant possible d’obtenir un kbis provisoire en 48 heures, aux fins de vous permettre de finaliser les démarches de déblocage de fonds de l’entreprise. Quant au tarif appliqué au niveau du Greffe, il est fonction du mode de réception de l’extrait par son demandeur. Pour le retirer directement au niveau du greffe, il faut prévoir 2.82 euros. Par mail il faudra prévoir 3.53 euros et 4.08 euros pour le recevoir par courrier.
Que se passe-t-il en cas de non possession de l’extrait kbis ?
La non possession de l’extrait kbis implique que la société n’a pas été enregistrée auprès du RCS. Il s’agit d’un cas de travail dissimulé sévèrement sanctionné par la loi. Une société non immatriculée ne doit pas pratiquer d’activité commerciale. Elle ne peut en aucun cas soumissionner, recruter des employés ou produire des documents comptables. En cas de dommages, une assurance professionnelle souscrite sans possession de l‘extrait kbis ne pourrait la couvrir.
La possession du kbis est obligatoire pour toute entreprise commerciale. C’est le document qui autorise l’existence de l’entreprise et la pratique de ses diverses activités. Il est nécessaire d’en posséder toujours un exemplaire et de le mettre à jour continuellement car il peut être consulté à tout moment par un futur partenaire commercial.
